Đầu tiên cùng đi qua Định nghĩa Hóa đơn điện tử? 

Theo điều 3 của thông tư số 32 thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.

Và có thể hiểu đơn giản hơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Và các nhà cung cấp này phải được Bộ Tài Chính cấp phép.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( )

– Đối với những hóa đơn điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.

2.Cơ sở và tính pháp lý của Hóa đơn điện tử

• Hóa đơn được phát hành:
  + Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
  + Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
• Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
• Nghị định số 51 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
  + Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
  + Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
  + Hóa đơn điện tử
• Thông tư 64 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 32 hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Điều kiện để giá trị pháp lý của Hóa đơn điện tử chuyển sang Hóa đơn giấy được công nhận

Theo Điều 12 thông tư số 32 hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
2. Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi gừ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
3. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”; Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

 4. Những hình thức khách hàng nhận hóa đơn điện tử

• Tiếp nhận trên Website được người bán hướng dẫn sử dụng.
• Tiếp nhận qua Email
• Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)

LỢI ÍCH MÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐEM LẠI LÀ GÌ ?

Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng

a. Đối với Doanh nghiệp

– Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

• Xóa bỏ những công đoạn không cần thiết.
• DN tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử.
• Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua Website và Email.
• Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua Emai

– Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

• Không cần thiết phải in hóa đơn như hóa đơn giấy.
• Để gửi cho khách hàng, DN chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử.

– Giảm các thủ tục hành chính.

• Không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của DN được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.

– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng độ chính xác của thông tin.

• Lập hóa đơn điện tử, phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực có kết nối với cơ quan Thuế.
• Trước khi được xác thực bởi tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót.

 – Hóa đơn điện tử chống việc làm giả hóa đơn.

– Giúp tăng mức độ tin cậy của doanh nghiệp.

• Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của DN như logo, hình ảnh.
• Mã số xác thực được cấp bởi tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của DN dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.

b. Đối với nhà thuốc

•  Có sẵn mẫu hóa đơn dành riêng cho lĩnh vực bán thuốc. Bên cạnh những nội dung bắt buộc như trên hóa GTGT thông thường, hóa đơn dành cho ngành thuốc còn bổ sung thêm thông tin số lô, hạn sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu kê khai và quản lý hóa đơn của ngành này
• Tiết kiệm được thời gian nhập liệu mà vẫn đảm bảo sử chính xác về số liệu trên hóa đơn
• Đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn tại các chi nhanh của hệ thống nhà thuốc. Chỉ cần có chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp, các chi nhánh toàn hoàn có thể chủ động xuất hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.
• Dễ dàng kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị thông qua các chức năng tổng quan và quản lý các nguồn tài nguyên hóa đơn và: Tổng số hóa đơn đã xuất trong ngày/tháng/năm, giá trị hóa đơn theo người mua, trạng thái hóa đơn, xem báo cáo hóa đơn điện tử, v.v.

Hiện tại thuocsi giúp nhà thuốc giải quyết vấn đề hóa đơn đỏ do chỉ gửi qua mail bằng hóa đơn điện tử giúp khách hàng quản lí được lô date của sản phẩm và dễ dàng nhập dữ liệu vào hệ thống quản lí nhà thuốc gắn với Bộ Y Tế. 

Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết của Thuocsi.vn. Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác trong chuyên mục kinh doanh như Hướng dẫn sắp xếp thuốc theo tiêu chuẩn GPP.